Actief betrokken ouders zijn de sleutel tot de meest succesvolle jeugdwerkprogramma's. Hen op de hoogte houden van gebeurtenissen en ontwikkelingen is essentieel om hun steun en betrokkenheid te verzekeren. Als een jeugdgroep, volwassen leider of jeugdherder, is het aan jou om een verwelkomende en informatieve toon te zetten in je communicatie met hen, zowel schriftelijk als persoonlijk. Wanneer de behoefte zich voordoet om een ouderbijeenkomst te houden, schrijf dan een vriendelijke, beknopte brief om de ouders over de bijeenkomst te informeren - en een agenda op te nemen om hen in staat te stellen zich voor te bereiden op de vergadering.
Stap 1
Stel een tijd en datum in voor de vergadering van de oudergroep van de jeugdgroep en zorg voor een geschikte locatie voor de vergadering. Zet de informatie over de vergadering op de kerkkalender en in de nieuwsbrief of het wekelijkse bulletin om deze wijd bekend te maken. Als u specifieke personen buiten de ouders wilt om de vergadering bij te wonen, zoals uw voorganger, moet u hen ruim van tevoren uitnodigen om te zorgen dat zij kunnen deelnemen.
Stap 2
Stel een korte, vriendelijke brief op voor de ouders, nodig hen uit voor de vergadering. Als u alle ouders persoonlijk kent, kunt u een informele groet gebruiken zoals "Beste John en Sue" om uw brief te openen. Gebruik anders een groet zoals "Geachte ouders van de jeugdgroep" of "Geachte heer en mevrouw Smith."
Stap 3
Gebruik uw openingsparagraaf om de ouders uit te nodigen voor de vergadering, onder vermelding van de datum, tijd en locatie van het evenement. Houd er rekening mee dat u een afzonderlijke agenda voor vergaderingen bij de brief opneemt. Beschrijf vervolgens het doel en de doelen van de voorgestelde vergadering. Noteer niet elk item dat u wilt behandelen, maar belicht de belangrijkste kwesties, zodat ouders het belang van de vergadering begrijpen en weten wat ze kunnen verwachten. Voeg indien nodig meer alinea's toe om relevante achtergrondinformatie te geven over de kwesties die u tijdens de vergadering wilt bespreken.
Stap 4
Sluit uw brief door de ouders te vragen om u te laten weten of zij al dan niet aanwezig kunnen zijn door uw contactgegevens op te geven zodat zij u telefonisch of per e-mail kunnen bereiken. Benadruk het belang van ouderbetrokkenheid bij een succesvol programma voor het jeugdwerkprogramma en eindig met te zeggen dat je ernaar uitkijkt hen op de vergadering te zien, hun input over de problemen te horen en ze beter te leren kennen. Gebruik een traditionele afsluiting zoals 'Oprecht' of 'Met respect', gevolgd door vier lege regels en uw afgedrukte naam. Onderteken uw naam in de lege ruimtes, boven de afgedrukte naam. Indien van toepassing, zou je een afsluiting kunnen gebruiken zoals "de jouwe in Christus" of "in zijn naam".
Stap 5
Maak een agenda voor uw ontmoeting met de ouders van jeugdgroepleden. Noteer agendapunten in prioriteitsvolgorde, zodat u eerst bij de belangrijkste problemen komt. Om ervoor te zorgen dat de vergadering op het goede spoor blijft, moet u geschatte tijdstippen voor discussie toewijzen aan elke agenda-items. U kunt bijvoorbeeld noteren in uw agenda, introductie van jeugdgroepsfunctionarissen (5 minuten), overzicht van komende jeugdgroepevenementen (15 minuten) en bespreking van kosten en fondsenwerving voor zendingsreizen (15 minuten).
Stap 6
Bewijs uw brief en de vergaderagenda. Krijg een actuele lijst met leden van de jeugdgroep en hun ouders. Zorg ervoor dat je elke ouder een kopie van zowel je brief als de agenda stuurt. Stuur de brief per snail-mail om ervoor te zorgen dat deze rechtstreeks naar de gewenste ontvangers gaat. Stuur de brief minstens twee volle weken voorafgaand aan de vergadering - en stuur een paar dagen voor de vergaderdatum een een-op-twee e-mailherinnering.
