Zakelijke bijeenkomsten zijn een onvermijdelijk feit van het bedrijfsleven. De Annenberg School of Communications aan de UCLA en het Research and Development Research Center van de University of Minnesota vonden dat bedrijfsleiders tot de helft van hun werkuren besteden aan vergaderingen. U moet de juiste zakelijke etiquette gebruiken bij het aanvragen van een vergadering om deze leidinggevenden en andere medewerkers te helpen optimaal gebruik te maken van hun beperkte tijd.
Voorbereiding
Bereid u voor op de vergadering voordat u een verzoek aan potentiële deelnemers verzendt. Maak een gedetailleerde agenda die het doel en de items beschrijft die worden behandeld, inclusief alle actie-items. Noem nog iets anders dat van de aanwezigen nodig zal zijn. Hiermee kunt u uw lijst met verzoeken beperken tot de juiste genodigden in plaats van dat u te veel mensen uitnodigt.
Tijdsspanne
Geef een duidelijk tijdsbestek voor de vergadering en geef aan dat het begint en eindigt op het moment dat u uw verzoek indient. Dit zal uitnodigen met drukke schema's aanmoedigen om akkoord te gaan. Ze kunnen direct na de vergadering een ander evenement plannen en kunnen erop vertrouwen dat ze er kunnen komen. Laat vergaderingen laat starten en ver weg lopen in de tijd is slechte etiquette en toont respectloosheid voor de mensen die je hebt uitgenodigd om deel te nemen.
verzoeken
Stuur uw vergaderverzoeken naar de potentiële aanwezigen. Gebruik het formaat dat het meest wordt gebruikt door uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld standaard agenda- of planningssoftware gebruikt, kunt u deze gebruiken om uitnodigingen te verzenden. Vraag de ontvangers om te antwoorden of ze al dan niet aanwezig kunnen zijn en neem een datum op waarop ze kunnen antwoorden. Dat laat je weten dat je uitnodiging is ontvangen en gelezen.
Opvolgen
Volg een telefoongesprek als een van de genodigden niet op de opgegeven datum reageert. Houd het gesprek eenvoudig. Vraag of de persoon uw vergaderverzoek heeft ontvangen en leg uit dat u geen antwoord hebt ontvangen. Bevestig of hij wel of niet aanwezig zal zijn. Normaal gesproken is iemand die niet reageert niet van plan om naar de vergadering te gaan, maar dit moet worden verduidelijkt voor het geval hij gewoon zou vergeten te antwoorden.
Waarschuwing
Breng bevestigde deelnemers zo snel mogelijk op de hoogte als u de vergadering om welke reden dan ook moet annuleren of de dag, tijd of locatie moet wijzigen. Noodsituaties komen op en prioriteiten en regelingen veranderen, maar het is slechte etiquette om een vergadering op het laatste moment af te zeggen of een wijziging aan te brengen die van invloed is op de aanwezigen. Anderen zullen eerder uw toekomstige vergaderverzoeken weigeren als u hun tijd niet respecteert door hen prompt over wijzigingen of annuleringen te vertellen.
