Een functiebeschrijving is als een "momentopname" die dient als een beknopte definitie van een bepaalde functie binnen een bedrijf, volgens human resources-consultant Judith Lindenberger, MBA, die schrijft voor de zakelijke knowhowwebsite. Een goed geschreven functiebeschrijving kan echter een veel breder doel dienen. Een functiebeschrijving kan verschillende voordelen bieden voor een bedrijf - en zijn werknemers.
Beperk juridische blootstelling
Een functieomschrijving kan verhuren, promotie en ontslagbeslissingen op basis van vooringenomen criteria voorkomen, volgens de NOLO-website, een portaal voor juridisch advies. Bij het aannemen kan het volgen van een functiebeschrijving voorkomen dat de interviewer onwettige vragen stelt. Voor disciplinaire maatregelen of ontslagbesluiten kan het volgen van een functiebeschrijving de werkgever beschermen in geval van een rechtszaak door een ontevreden werknemer of ex-medewerker. Medewerkers die niet verantwoordelijk zijn voor niet-opgeschreven taken, kunnen het bedrijf ook legaal ontmaskeren, waarschuwt de website van U.S.Legal.com.
Dient als blauwdruk voor huren
Een functiebeschrijving kan dienen als een tekenkaart voor gewenste, gekwalificeerde kandidaten, volgens de website van Monster.com. De functiebeschrijving kan de kwaliteiten benadrukken die het bedrijf zoekt, zoals 'neemt beslissende actie' of 'heeft minimale supervisie nodig'. De functiebeschrijving kan ook helpen bij het sollicitatieproces, door te dienen als leidraad voor interviewvragen, stelt NOLO voor. Door een vergelijkbare reeks vragen voor elke kandidaat te ontwikkelen, kunnen werkgevers elke potentiële werkzoekende vergelijken met de criteria die zijn opgenomen in de taakomschrijving.
Evalueer de prestaties van medewerkers
Werkgevers kunnen een functieomschrijving gebruiken om de prestaties van elke medewerker te evalueren, adviseert NOLO. Functieomschrijvingen kunnen ook bepalen hoe u loonsverhogingen en promotiebeslissingen kunt nemen. Werkgevers kunnen de prestaties van medewerkers meten aan de hand van de functiebeschrijving en corrigerende richtlijnen geven als een medewerker op subniveau presteert. Werkgevers moeten voorkomen dat negatieve evaluaties van prestaties worden gebaseerd op slechte prestaties van taken die niet duidelijk worden beschreven in een taakomschrijving, waarschuwt U.S.Legal.com.
Zorg voor duidelijke verwachtingen van werknemers
Nieuwe medewerkers en pas gepromoveerde werknemers moeten een geschreven functieomschrijving ontvangen, zodat ze precies weten wat het bedrijf van hen verwacht, adviseert NOLO. Werktijden, betalingstarieven, specifieke taken en eventuele overwerkverwachtingen zorgen ervoor dat werknemers vanaf het begin van hun ambtstermijn productief kunnen zijn, beweren NOLO en U.S.Legal.com. Met inbegrip van de zinsnede 'andere taken als toegewezen' kan voorkomen dat medewerkers beweren dat een redelijk toegewezen taak buiten hun taken valt, adviseert de Business Management Club-website. Werkgevers moeten de taakomschrijving periodiek bijwerken, zodat het een juiste weergave is van de werkelijke taken van een werknemer, raadt NOLO aan.
