In het tijdperk van sms'en en instant online-berichten lijkt de kunst van telefonische communicatie soms op het randje van de weg te gaan. Telefooncommunicatie kan casual zijn, tussen vrienden of een meer formeel onderdeel van het bedrijf. Effectieve telefonische communicatie begint voordat je de telefoon oppakt. Nadenken over welk bericht je nodig hebt of wilt overbrengen, hoe je voorstelt om je informatie over te brengen en hoe goed te luisteren, allemaal deel uitmaken van effectieve telefonische communicatie.
Vind wat stil
Communiceren via de telefoon is veel effectiever als beide partijen elkaar zonder achtergrondgeluid duidelijk kunnen horen. Plan om te bellen, of het nu voor werk is of gewoon om een oude vriend in te halen, op een moment dat u geen andere zaken hoeft te doen. Als u een inkomende oproep neemt, probeer dan een rustig plekje in uw huis te vinden waar uw beller niet zal concurreren met de rest van uw gezin. Schitterende geluiden, zoals televisie, wegverkeer en behoeftige kinderen, kunnen zowel uw luister- als communicatievaardigheden beïnvloeden, waardoor het voor u moeilijker wordt om uw telefoongesprek te voeren.
Kies je woorden
Uw taal speelt een grote rol bij het ontwikkelen van effectieve telefooncommunicatievaardigheden. Wees beleefd wanneer je via de telefoon spreekt, maar door na te denken over je woorden voordat je je telefoontje plaatst, kun je duidelijk maken wat je bedoelt, en de persoon aan de andere kant van de lijn een goede indruk geven. Het uitschrijven van een script met de belangrijkste punten die u wilt behandelen, naast de namen van de mensen met wie u moet praten, kan u helpen om uzelf op het goede spoor te houden, volgens de State of Idaho Department of Labor. Probeer neutrale taal te gebruiken om negatieve reacties te verzachten, zodat de persoon met wie u spreekt, blijft luisteren. De afdeling Informatietechnologie van South Carolina biedt uitdrukkingen als "Ik stel voor" of "Ik beveel," in plaats van "u zou moeten" of "u moet." Wanneer een beller niet hoort wat hij wil of verwacht te horen, stopt hij vaak met luisteren en is uw communicatie effectief gestopt.
Kleed het deel
Misschien merk je dat je beter communiceert via de telefoon als je rechtop zit, gekleed in kleding die past bij de taak die je moet vervullen en je anderszins op een professionele manier gedraagt. Praten terwijl u languit op de bank ligt, kan uw stem dempen en het horen van degene aan wie u spreekt moeilijk maken. Als u de telefoon voor professionele doeleinden gebruikt, oefen dan het oefenen van het beantwoorden van vragen met behulp van een partner of een bandrecorder, om feedback te krijgen over uw stemgeluid en uw spraakvolume.
Luister volledig
Communicatie betekent luisteren, maar ook praten. Luister aandachtig zonder je telefooncorrespondent uit te schakelen. Bevestig zo nu en dan een opmerking zodat uw beller weet dat u luistert en haar niet alleen hebt afgestemd. Maar reageer niet zo vaak dat het lijkt alsof je alleen maar dezelfde zinnen invoert - "Ik zie", "goed", "OK" zijn een paar voorbeelden - zonder echt te luisteren. Zorg dat je een notitieblok en een pen bij de hand hebt, zodat je relevante informatie kunt opschrijven en dit aan de andere persoon kunt herhalen als een van jullie verduidelijking nodig heeft.
